S4S: 5 Tipps für einen genialen Presseverteiler

Klassische Pressearbeit ist ein wichtiges Mittel für Unternehmen, sich und ihre Produkte bekannt zu machen. Autoren vernachlässigen das erstaunlicherweise für sich als Autorenmarke und ihre Bücher in geradezu sträflicher Weise. Nachdem wir uns letztens über den Aufbau und Inhalt einer richtig guten Pressemitteilung befasst haben, geht es heute um den dazugehörigen Presseverteiler. Also um die Frage, wie wir unsere Pressemitteilung unters Volk bekommen.

Was ist ein Presseverteiler?

Darüber solltet ihr euch im Klaren sein, bevor ihr loslegt. Denn ein guter Presseverteiler ist deutlich mehr als nur die Adressliste an die ihr eure Pressemitteilungen versendet:

1. Kontaktdatensammlung und -verwaltung,
2. Versand von Pressemitteilungen, Einladungen und anderen Informationen,
3. Dokumentation eurer Gespräche mit den einzelnen Kontakten.

Was gehört in den Presseverteiler?

Das hängt ein bisschen davon ab, wofür und wie intensiv ihr euren Verteiler nutzen wollt. Ein paar Basics sollten in jedem Fall enthalten sein:

• Name des Mediums inkl. Webseite, Postanschrift etc.
• Mediadaten (Erscheinungsintervalle, Reichweite, Zielgruppe, Themenschwerpunkte)
• Persönlicher Ansprechpartner (Vor-und Nachname) mit Durchwahl, E-Mail-Adresse, Anschrift
• Funktion und Ressort bzw. Themenschwerpunkte
• Social-Media-Kontakte (LinkedIn, Xing, Twitter)
• Persönliche Informationen soweit vorhanden (Notizen, Kommentare, Sonstiges)

Wenn ihr vielseitig schreibt, z.B. Romance und Thriller, solltet ihr Untergruppen bilden und ggf. Schlagwörter einfügen. Auch eine Unterteilung nach Medienarten (Tagespresse, Magazine, Blogs, Regional/Überregional) kann sinnvoll sein. Und was ist mit den Hörfunk- und Fernsehstationen?

Ein paar Gedanken vorher und ein bisschen Sorgfalt in der Grundstruktur sind beim Aufbau wenig Arbeit und helfen später ungemein in der täglichen Arbeit.

Wie lege ich den Presseverteiler technisch an?

Natürlich gibt es hier jede Menge Spezial-Software (MyConvento oder pressfile zum Beispiel). Aber ganz ehrlich – Es geht wenig über eine gute alte Excel-Tabelle. Das hat sich bewährt und auch wenn ihr nicht mit Excel vertraut seid, so ist das ein Standard, bei dem ihr überall Hilfe bekommt. Über Spalten und Formeln könnt ihr eine automatische Anlage und Sortierung vornehmen. Alles genau so, wie ihr es wollt und so, dass ihr es auch jederzeit wieder abändern könnt.

Wie komme ich an die Kontakte für den Presseverteiler?

Ist eure Excel-Tabelle schön übersichtlich? Klar, denn sie ist ja auch noch leer. Also kommt jetzt der nächste Schritt. Dabei müsst ihr euch – auch wenn es schwer fällt – erst einmal Gedanken über eure Zielgruppe machen.

Wen wollt ihr ansprechen? Und über welche Medien erreicht ihr eure Leser? Versucht, dabei an Menschen und nicht nur an Leser zu denken. Welche Interessen außer Bücher haben eure Leser noch? Wenn ihr über Geschichten aus Thailand schreibt, sind für euch andere Medien interessant als bei Regio-Krimis.

Internet-Recherche

Wenn ihr also eure Zielgruppe und die Themen, über die ihr sie erreichen könnt, herausgefunden habt, braucht ihr nun die entsprechenden Kontakte. Und die bekommt ihr vor allem durch eigene Recherche. Fangt im Internet an. Für den Start gibt es ein paar Sammelstellen, wo ihr einen guten Überblick erhaltet.

• www.fachzeitungen.de.
• die zeitungen.de
• genios.de
•  www.united-kiosk.de

Wem das zu aufwändig ist, kann auch Presseverteiler kaufen (so zum Beispiel bei Zimpel oder Stamm), doch das ist allenfalls eine Basis. Massenware wird nie mit einem Maßanzug mithalten können. Vergesst dabei nicht. Diese Adressbestände werden mehrfach verkauft und entsprechend erhalten die Journalisten dann auch vielfach Post. Man kann sich ausmalen

Dafür speziell für Bücher auch Blogs durchaus von Bedeutung sind, lohnt es sich, bei Google nach „euren“ Schlagworten zu suchen und nach Blogs Ausschau zu halten, die wiederholt und prominent in den Suchergebnissen stehen. Das funktioniert auch bei einer Social Media-Recherche. Auch dort könnt ihr gezielt herausfinden, wer sich für eure Themen interessiert und wer darüber berichtet. Gut ist es auch, Google Alerts einzurichten. So erhaltet ihr automatisch eine Nachricht, wenn zu euren Schlagworten ein News-Artikel erscheint. Dann seid ihr selbst auch dem neuesten Stand, könnt dazu vielleicht einen Nachricht schreiben, die euer Buch mit einbezieht und erfahrt mindestens, wer sonst über entsprechende Themen schreibt (also vielleicht auch über euch).

Tipp: Kontakte über Facebook zu knüpfen ist einfach, aber nicht ganz unproblematisch. Weil Facebook häufig privat genutzt wird, könnte ein Journalist, anders als ein Leser, eventuelle Freundschaftsanfragen als Eindringen in seine Privatsphäre empfinden.

Und dann noch das echte Leben!

Daneben kann es lohnend sein, auch mal im Zeitschriftenladen zu stöbern, speziell Bahnhöfe sind oft gut sortiert.

Nicht zu unterschätzen ist die direkte Anfrage. Fragt doch einfach einmal ein paar von euren Lesern nach “ihren” relevanten Zeitschriften und Lieblingsseiten im Netz. Auch das, was Kollegen lesen, kann sehr aufschlussreich sein. A

Auch wenn euch ein Journalist oder ein Blogger auf einer Messe, einer Veranstaltung oder meinetwegen auch in der U-Bahn begegnen, fragt sie nach den Visitenkarten! Wenn ihr die einpflegt, vermerkt das Gespräch, auf das ihr Bezug nehmen könnt. Wenn ein Gesicht mit der Pressemitteilung verbunden wird, steigt automatisch das Interesse.

Vom Medium zum Ansprechpartner

Eure genauen Ansprechpartner findet ihr im Impressum, bei größeren Redaktionen auch unter „Team“ und „Redaktion“ oder in den Mediadaten. Passt auf, was euer künftiger Kontakt haben möchte. Manche wollen erst einmal einen Kontakt über eine allgemeine E-Mail.

Viele Medien führen die einzelnen Journalisten auch gar nicht auf, da muss man sich dann schon einige Mühe machen, um die Kontakte doch noch herauszufinden. In der Regel reicht es, zu schauen, mit welchem Namen die Artikel aus dem entscheidenden Ressort gekennzeichnet sind, um anschließend per Google weitere Informationen über den Journalisten zu finden. Auf der Suche nach den Kontaktdaten hilft das kostenlose Portal www.hunter.io weiter, das erklärt, wie die E-Mail-Adressen des Unternehmens aufgebaut sind. Und dann könnt ihr mit dem Namen auch die E-Mail-Adresse kombinieren.

Es lohnt sich auch, die freien Journalisten zu berücksichtigen. Viele haben sich spezialisiert und sind dankbar, wenn man ihnen gute Themenvorschläge bietet. Unter www.freischreiber.de kann man nach Freien anhand von Themenschlagworten suchen.

Generell gilt: Weniger ist mehr! Lieber ein paar gute und gepflegte Kontakte, als eine Adressdatenbank, die sich liest wie ein anonymer Spamfilter.

Presseverteiler sind Pflegefälle

Wenn man sieht, welche Mühe der Aufbau macht, ist es deprimierend, wie gering die Haltbarkeit so einer Adressen-Sammlung ist. Zuständigkeiten ändern sich, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern werden ausgetauscht, Ressorts werden neu besetzt. Es hilft alles nichts, Presseverteiler sind Pflegefälle.

Mindestens einmal im Jahr sollte man daher seinen Verteiler generalüberholen. Besser ist es jedoch, ihn fortlaufend, also bei jedem Einsatz zu pflegen. Dazu gehört es, die Rückläufer zu bearbeiten. Neue Ansprechpartner eintragen, alte löschen, etc.

Jeden Kontakt, jede Rückmeldung, jede neu gewonnene Information solltet ihr dokumentieren, z.B.:

• Wann habt ihr worüber gesprochen
• Wo liegt der Interessenschwerpunkt
• Wann wurde was an wen versandt

Hinzukommt, dass auch neue Sterne am Medienhimmel aufgehen. Neue, coole Blogs, spannende Journalisten, pfiffige Formate – gelegentlich müsst ihr also auch neu recherchieren, wenn ihr den Verteiler aktuell halten wollt.

Und dann ist da noch der Datenschutz

Da ihr in eurem Presseverteiler personenbezogene Daten wie Name, persönliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer verarbeitet, gilt die DSGVO.

Sorgt also dafür, dass diese Daten zugriffsgeschützt sind (z.B. mit Passwörtern) und dass nur Berechtigte sie einsehen können. Es muss sichergestellt sein, dass eine Versionenkontrolle erfolgt. Das bedeutet, man muss sehen können, wer wann was verändert hat. Und wenn jemand aus eurem Verteiler gelöscht wird, solltet ihr das unbedingt auch machen, denn dazu seid ihr rechtlich verpflichtet.

Einer für alle – Presseportale nutzen!